外事礼仪(一)——会议礼仪篇

作者:发布时间:2019-12-11浏览次数:18

 

  

外事礼仪——会议礼仪

 

不论是召集、组织会议,还是参加会议,为会议服务,接待人员都有一些基本守则必须遵守。此类与会议相关的守则,就是所谓会议礼仪。

一、会场的排座

举行正式会议时,通常应事先排定与会者,尤其是其中具有重要身份者的具体座次。越是重要的会议,它的座次排定往往就越受到社会各界的关注。对有关会场排座的礼仪规范,接待人员不但需要熟知一二,而且必须认真恪守。

(一)小型会议

小型会议,一般指参加者较少、规模不大的会议。它的主要特征,是全体与会者均应排座,不设立专用的主席台。小型会议的排座,目前主要有如下3种具体形式:

1.自由择座

它的基本做法,是不排定固定的具体座次,而由全体与会者完全自由地选择座位就座。

2.面门设座

它一般以面对会议室正门之位为会议主席之座。其他的与会者可在其两侧自左而右地依次就座(见图13-1)。

3.依景设座

所谓依景设座,是指会议主席的具体位置,不必面对会议室正门,而是应当背依会议室之内的主要景致,如字画、讲台等等之所在。其他与会者的排座,则略同于前者。

(二)大型会议

大型会议,一般是指与会者众多、规模较大的会议。它的最大特点,是会场上应设主席台与群众席。前者必须认真排座,后者的座次则可排可不排。

1.主席台排座

大型会场的主席台,一般应面对会场主入口。在主席台上就座之人,通常应当与在群众席上就座之人呈面对面之势。 在其每一名成员面前的桌上,均应放置双向的桌签。

主席台排座,具体又可分作主席团排座、主持人坐席、发言者席位等3个不同方面的问题。

其一,主席团排座。主席团,在此是指在主席台上正式就座的全体人员。国内目前排定主席团位次的基本规则有三:一是前排高于后排,二是中央高于两侧,三是左侧高于右侧。具体来讲,主席团的排座又有单数(见图13-2)与双数(见图13-3)的区分。

 

 

    其二,主持人坐席。会议主持人,又称大会主席。其具体位置有3种方式可供选择:一是居于前排正中央;二是居于前排的两侧;三是按其具体身份排座,但又不宜令其就座于后排。

其三,发言者席位。发言者席位,又叫做发言席。在正式会议上,发言者发言时不宜于就座原处发言。发言席的常规位置有两种:一是主席团的正前方(见图13-4);二是主席台的右前方(见图13-5)。

2.群众席排座

在大型会议上,主席台之下的一切坐席均称为群众席。群众席的具体排座方式有两种:

其一,自由式择座。即不进行统一安排,而由大家自由择位而坐。

其二,按单位就座。它是指与会者在群众席上按单位、部门或者地区、行业就座。它的具体依据,既可以是与会单位、部门的汉字笔画的多少、汉语拼音字母的前后顺序,也可以是其平时约定俗成的序列。按单位就坐时,若分为前排后排,一般以前排为高,以后排为底;若分为不同楼层,则楼层越高,排序便越低。

在同一楼层排座时,又有两种普遍通行的方式:一是以面对主席台为基准,自前往后进行横排(见图13-6);二是以面对主席台为基准,自左而右进行竖排(见图13-7)。

二、严守会纪

出席会议时,应严守会议纪律,以“从我做起”来切实端正会风。

1.遵守时间

参加会议时,一定要严格地、自觉地、遵守有关会议时间的具体规定。其一,准时到会。任何会议的出席者均应按时到会,并适当有所提前。不得无故迟到、缺席。其二,正点开会。规定的开会时间一到,即应准点开会。延迟开会时间,是对全体与会者的不恭不敬。其三,限时发言。不仅要限定发言人数,还应规定其所用时间的长短,以促使其发言时少说精讲。其四,到点散会。规定的会议结束时间一到,如没有特殊原因,即应宣布散会。

2.维持秩序

在会议举行期间,应维护会场的正常秩序,确保其顺利进行。其一,各就各位。出席正式会议时,应在指定之处就座。未获许可时,不要自由择座、争座抢座、不得东游西逛,中途退场。其二,保持安静。会场的安静,是会议顺利进行的基本条件。除正常的鼓掌发言外,严禁制造任何噪音。其三遵守规定。对有关禁止录音、录像、拍照、吸烟以及使用移动电话等会议的具体规定,应认真予以遵守。

 

  

  

本文节选自高等教育出版社2009年出版《高校外事与国际合作及交流创新事务全书》