外事礼仪(三)——签字礼仪篇

作者:发布时间:2019-12-16浏览次数:19

 外事礼仪——签字礼仪

         

签字仪式,简称签字,通常是指订立合同,协议,条约的各方在合同、协议、条约正式签署时所举行的正规签署仪式。举行签字仪式,不仅是对谈判成果的一种公开化、固定化、系统化、文字化、而且也是有关各方对自己履行合同、协议、条约所做出的一种正式承诺,它标志着有关各方取得了相互关系有了更大的进展,以及消除了彼此之间的误会或抵触而达成了一致性见解的重大的成果。因此,它受到了各方人士的高度重视。

对于接待人员来说,在签字仪式这种重大场合,不仅要做好自己所负责的具体工作,更要知礼守礼,特别要注意以下3个主要方面的内容:

一、准备工作

签字仪式是一种很正规的活动,因此对于其准备工作,接待人员决不能掉以轻心。一般来说,在举行签字礼仪式之前,接待人员应当竭力做好以下几个方面的工作:

(一)布置好签字厅

签字厅既有常设专用的,也有用会议厅、会客室来临时代替的。但不管怎样,为了体现出签字仪式对于协议双方的重要性,在布置会场时都要注意把握这样一个总体原则,即要表现出庄重、整洁、清静的氛围。

一间标准的签字厅,首先不可忽视的就是地毯的运用,柔软的地毯可以减轻脚步声,从而有助于缓解与会代表们内心的紧张情绪,地毯应该铺满整个房间。另外,除了必要的签字使用的桌椅外,其他一切的陈设都不需要。正规的签字桌应为长桌,可供签字各方同时使用,以体现协约各方的平等地位,其上最好的铺设深绿色的台呢,显得庄重、大方。

按照签字礼仪的规范,签字桌应当横放于室内。在其后,可摆放适量的座椅。签署双边性合同时,可放置两把座椅,供签字人就座。签署多边性合同时,可以仅放一把座椅,供各方签字人签字时轮流就座,也可以为每位签字人再各提供一把座椅。签字人就座时,一般应当面对正门。

在签字桌上,循例应当事先安放好待签的合同、协议或者条约文本以及签字笔、吸墨器等等字时所必需的文具。必须对签字笔进行事前的检查试用,千万不能出现临时流水不畅的尴尬局面。一般选用的是黑色签字笔。

如果是与外方人士签署合同、协议或者条约时,还应注意在签字桌上插放有关各方的国旗。插放国旗时,在其位置与顺序上,必须按照礼宾序列而行。例如,签署双边性涉外合同、协议或者条约时,有关各方的国旗须插放在该签字人座椅的正前方。

(二)预备好待签文本

依照接待礼仪的规则,在正式签署文件之前,应当由举行签字仪式的主办方负责准备待签合同、协议或者条约的正式文本。

签署有关涉外的文件时,按照国际惯例,待签的文本还应该同时使用有关各方法定的官方语言,或者使用国际上通行的英文、法文。此外,亦可同时并用有关各法定的官方语言和英文或法文。使用外文撰写文件时,应反复推敲,字斟句酌,不要望文生义或不解其意而乱用词汇,以免出现不同语言文本表述的差异,或者某一语言文本内容的缺失或增加。

待签的合同、协议或者条约的正式文本,应该以精美的白纸印制而成,按大八开的规格装订成册,并以高档质料,比如真皮、金属、软木等等来作为其封面。

(三)规范服饰

按照规定,签字人、助签人以及随员,在出席签字仪式时,一定要简约、庄重,切不可“摩登前卫”或者是标新立异。一般而言,应当穿着具有礼服性质的深色皮鞋西装套装、中山装套装或西装套裙,并且配以白色衬衫与深色,男士还必须系上单色领带,以示正规。

在签字仪式上露面的礼仪人员、接待人员,可以穿自己的工作制服,或是旗袍一类的礼仪性服装。

在参加签字仪式之前,应当认真修饰个人仪表,尤其是要选择合适的发型。女性避免佩戴过多的首饰和饰物,应以淡妆示人,表现出落落大方的气质。

二、位次排列

从礼仪规范上来讲,举行签字仪式时,在力所能及的条件下,一定要郑重其事,认认真真。其中最为引人注目者,当数举行签字仪式时座次的排列方式问题,它能直接体现出签字各方的礼遇问题,不可有怠慢之嫌,应突出签约各方的平等地位。

签字时各方代表的座次,是由主方代为先期排定的。一般而言,举行签字仪式时,座次排列共有3种基本形式,它们分别适用于不同的具体情况。

(一)并列式

并列式排座,是举行双边签字仪式时最常见的形式。它的基本做法是:签字桌在室内居中面门横放。双方出席仪式的全体人员在签字桌之后并排排列,双方签字人员居中门面而坐,客方居中,主方居左(见图13-11)。

(二)相对式

相对式签字仪式的排座,与并列式签字仪式的排座基本相同。两者之间的主要差别,只是相对式排座将双方的随员席移至签字人的对面(见图13-12)。即签字桌在室内居中面门横放。双方签字人员居内面门而坐,客方居右,主方居左。双方出席仪式的全体人员则在签字桌之前并排排列。 

  

    

 

(三)主席式

主席式排座,主要适用于多边签字仪式。其操作特点是:签字桌仍须在室内横放,签字席仍须设在桌后面对正门的位置,但只设一个,并且不固定其就座者。举行仪式时,所有各方人员,包括签字人在内,皆应背对正门、面向签字席就座。签字时,各方签字人应以规定的先后顺序依次走上签字席就座签字,然后即应退回原处就座(见图13-13)。

三、基本程序

签字仪式的时间不应太长,但其程序必须十分规范、庄重而又热烈。签字仪式的正式程序一共分为4项。当接待人员在具体操作签字仪式时,可以依据下述基本程序进行运作。

(一)宣布开始

签字仪式的第一项是宣布签字仪式正式开始。此时,有关各方人员应先后步入签字厅,在各自既定的位置上正式就位。

(二)签署文件

签字仪式的第二项是签字人正式签署合同、协议或条约的文本。通常的做法,是首先签署应由己方所保存的文本。然后再签署应由他方所保存的文本。

依照礼仪规范,每一位签字人在己方所保留的文本上签字时,按惯例应当名列首位。因此,每一位签字人均须首先签署将由己方所保存的文本,然后再交由他方签字人签署。此种做法,通常称为“轮换制”。它的含义是:在文本签名的具体排列顺序上,应轮流使有关各方均有机会居于首位一次,以显示机会均等,各方安全平等。

()交换文本

签字仪式的第三项是签字人正式交换已经有关各关方正式签署的合同、协议或条约文本。此时,各方签字人应该起立并诚挚地握手,互致祝贺,并相互交换方才用过的签字笔,以志纪念。全场人员应热烈鼓掌,以表示祝贺之意。

()饮酒庆贺

签字仪式的最后一项是饮酒互相道贺。所饮用的酒水应为香槟酒,由主办方开启香槟,有关各方人员一般应在交换文本后当场饮上一杯香槟酒,并与其他方面的人士一一干杯。这是国际上所通行的增加签字仪式喜庆色彩的一种常规性做法。

  

  

  

  

  

节选自高等教育出版社2009年出版《高校外事与国际合作及交流创新事务全书》